Tietosuojaseloste

Mikkelin luistelijat RY

1. Rekisterinpitäjä 

​

Mikkelin Luistelijat ry y-tunnus: 1047796-1 Raviradantie 24 A, 50100 Mikkeli www.mikkelinluistelijat.fi mikkelinluistelijat.ry@gmail.com 

 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

​

Oskari Valtola, puheenjohtaja puheenjohtaja.ml@gmail.com 

 

3. Rekisterin nimi 

​

Mikkelin luistelijat ry:n jäsen- ja luistelijarekisteri 

 

4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitus

​

 Rekisteriin kerättäviä henkilötietoja käsitellään yhdistyksen järjestämässä toiminnassa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

​

 • Ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa

 • Yhdistyksen luistelijarekisteristerin ylläpito

 • Jäsenasioiden hoito, mm. tiedotus, yhteydenpito ja kilpailutoiminta 

• Maksujen laskutus, valvonta ja perintä 

• Järjestää harrastustoimintaa, tapahtumia ja talkoita

• Toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen, tilastointi ja raportointi

• Sähköinen jäsenviestintä (kotisivut, WhatsApp ja Facebook) Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään vain yhdistyksen omassa toiminnassa. 

 

5. Rekisterin tietosisältö 

​

Rekisterissä käsitellään seuran jäsenten ja luistelijoiden osalta seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja: 

​

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja kotipaikka 

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero), rekisteröidyn ollessa alaikäinen lisäksi myös huoltajan vastaavat tiedot 

• Syntymäaika tai henkilötunnus niiltä osin kuin se on välttämätöntä esim. lisenssitietoja tai vakuutusta varten

• Maksujen laskutukseen ja perintään liittyvät tarpeelliset tiedot 

• Jäsenyyteen tai kilpailemiseen liittyvät tiedot kuten luisteluryhmät, kilpailusarjat, testit ja kilpailumenestykseen liittyvät tiedot 

• Kuvien ja osoitetietojen julkaisemiseen liittyvät tiedot 

• Kuviin ja videointiin liittyvät tiedot 

• Lupatiedot ja kiellot kuten sähköiset suoramarkkinointiluvat ja –kiellot

• Ruokavaliorajoitukset ja allergiatiedot (vain tapahtumiin/leireihin osallistuvien osalta)

• Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot

 

6. Henkilötietojen keräys 

​

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen huoltajiltaan esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Mikkelin Luistelijat ry:lle. 

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

​

Henkilötietoja luovutetaan eteenpäin kilpailuihin osallistumisen yhteydessä, jolloin järjestävälle taholle ilmoitetaan osallistujien nimet, syntymäaika, kilpailusarja ja testitaso. Ruokarajoitustietoja käytetään henkilön oman turvallisuuden varmistamiseksi. Toimihenkilöiden ja vapaaehtoisten yhteystietoja voidaan luovuttaa toimenkuvan edellyttämiin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikkelin Luistelijat ry käyttää ulkoisen palvelutarjoajan (SporttiSaitti) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla se hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta ja jäsenviestintää. Luistelijoiden tietoja käsittelevät myös valmentajat, ryhmien nimeämät ryhmävastaavat sekä rahastonhoitaja. 

 

8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika 

 

1. Manuaalinen aineisto 

Tulostetuissa listauksissa pyritään käyttämään jäsennumeroa tai nimeä ja välttämään muiden henkilötietojen käyttämistä. Kaikki tulostettu aineisto säilytetään seuran lukitussa toimistossa ja hävitetään asianmukaisesti 

 

2. Sähköisiin tietojärjestelmiin tallennetut tiedot 

Rekisterin palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteiden mukaisesti tietoja ylläpidetään palveluntarjoajan fyysisesti suojatussa tilassa sijaitsevilla palvelimilla, joiden tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisin teknisin menetelmin. Sähköisessä muodossa olevaan jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Yhdistyksen hallitus vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvomisesta. Osaa rekisterin tietosisällöstä voidaan säilyttää erillisinä tiedostoina tietokoneella, jonka käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Rekisteröidyt tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä koskee vaitiolovelvollisuus.. 

 

9. Rekisteröidyn oikeudet 

​

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26§:n mukaan oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilöstörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. 

 

Valvontaviranomaisen yhteystiedot: 

​

Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800 00521 Helsinki 

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs 00520 Helsinki puh. 029 56 66700 tietosuoja@om.fi

​